Korte samenvatting van het convenant Eigen Verklaring
Het convenant is eigenlijk een soort afpelschema: alleen wie na het afpellen van alle schillen nog overblijft, komt in aanmerking voor inhouding van loonheffingen. Hier leest u welke schillen u achtereenvolgens moet afpellen om te voldoen aan het convenant.
- Allereerst bepaalt u of de auteur hoofdzakelijk royalty’s(betaling op basis van verkoopgegevens) betaald krijgt. Is dit het geval, dan bent u al klaar: deze auteur wordt gezien als zelfstandige en is uitgezonderd van loonheffingen vanwege die royaltybetalingen.
- De volgende stap: de hoogte van het honorarium dat de freelancer naar verwachting gaat verdienen in een jaar. Blijft ditonder de 7200 euro (of het bedrag naar rato over het resterende jaar: zou de freelancer begin november beginnen, dan duurt het jaar nog 2 maanden. 2/12 x 7200 = 1200 euro), dan stopt u hier. De auteur verdient namelijk minder dan de inkomensgrens om überhaupt in aanmerking te komen voor loonheffingen. Loonheffingen zijn dus niet nodig. U hoeft een auteur die onder de inkomensgrens blijft dus niet te vragen om formulieren als de VAR of Eigen Verklaring. Wel zult u moeten monitoren of de grens niet alsnog wordt overschreden, In dat geval zult u alsnog om die formulieren moeten vragen.
- Overschrijdt de freelancer (eventueel alsnog) de grens van 7200 per jaar, dan is het wel nodig om informatie aan de freelancer zelf te vragen. Weet u al dat een auteur/redactiemedewerker eenander hoofdberoep heeft (docent, hoogleraar, marketeer, belastingadviseur etc), dan kunt u het best vragen om een Eigen Verklaring. Weet of vermoedt u dat de persoon zich presenteert als ondernemer, bijvoorbeeld omdat hij een bedrijfsnaam gebruikt, zich heeft ingeschreven bij de KvK een eigen website heeft of reclame maakt, dan is het handiger om hem of haar te vragen om een VAR. Daarbij is het nog wel oppassen: het moet een VAR zijn die is afgegeven voor dezelfde werkzaamheden als die u laat verrichten. Ook zult u moeten letten op de soort inkomsten die op de VAR worden vermeld. Er bestaan 4 soorten VAR’ren. Alleen de VAR-WUO (winst uit onderneming) en de VAR-DGA (voor rekening en risico van een vennootschap) geven zekerheid over de status als zelfstandige. In de voorbeelden van de VAR die u vindt onder 'modellen' in het dossier Freelancers ziet u precies waar in de VAR u de relevante informatie vindt tussen alle voor opdrachtgevers overbodige informatie. U ziet in één oogopslag waar u op moet letten bij de beoordeling van de VAR.
- De andere varianten van de VAR, Loon en ROW (Resultaat Uit Overige Werkzaamheden), zeggen niets en zij vergen nader onderzoek, vooral naar het werkpatroon van de freelancer (tenminste op 2 dagen per week, langer dan een maand?).
- Heeft de auteur/redactiemedewerker een ander hoofdberoep of komt hij/zij met een VAR-WUO of VAR-DGA voor de juiste werkzaamheden, dan bent u klaar. De freelancer is uitgezonderd van inhoudingen. U zult de freelancer nog wel moeten vragen zich te legitimeren en een kopie van het legitimatiebewijs moeten bewaren.
- Is auteur/redactiemedewerker het hoofdberoep en komt de freelancer met een VAR-ROW of VAR-Loon, dan is de vraag hoe het werkpatroon voor u als opdrachtgever eruit ziet. Bent u daarvan niet precies op de hoogte (bijvoorbeeld omdat freelancer elders werkt en/of tegen een stukprijs), dan kunt u dit achterhalen door de freelancer een Eigen Verklaring te laten invullen. Blijkt hieruit dat de freelancer doorgaans niet wekelijks werkt, of niet doorgaans op 2 dagen per week (ongeacht het aantal uren, de wet is hier lastig toepasbaar), dan stopt u hier: inhoudingen zijn niet nodig.